PENGANTAR MANAJEMEN

I.1. BATASAN MAJEMEN

Lahirnya konsep manajemen ditengah gejolak masyarakat sebagai konsekuensi akibat tidak seimbangnya pengembangan teknis dengan kemampuan sosial. Istilah manjemen (management)  telah diartikan oleh berbagai pihak dengan perspektif yang berbeda. Masing-masing pihak dalam memberikan istilah diwarnai oleh latar belakang pekerjaan mereka. Sebagai bahan perbandingan studi lebih lanjut, berikut ini disajikan pendapat para ahli mengenai batasan manjemen yang amat berbeda :

1. John D. Millet membatasi manajemen adalah suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan (Siswanto, 1987:4)

Millet lebih menekankan bahwa manajemen sebagai suatu proses, yaitu suatu rangkaian aktivitas yang satu sama lain saling berurutan

2. James A.F Stoner dan Charles Wankel (1986:4) memberikan batasan manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber daya organisasi lainnya demi tercapainya tujuan organisasi

Menurut Stoner dan Wankel bahwa poses adalah cara sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan

3. Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard (1980 :3) memberikan suatu batasan manajemen adalah sebagai suatu usaha yang dilakukan dengan bersama individu atau kelompok untuk mencapai tujuan organisasi

Hersey dan Blanchard lebih menekankan bahwa definisi tersebut tidaklah dimaksudkan hanya untuk satu jenis organisasi saja

Untuk kepentingan pembhasan manajemen diberi bahasan sebagai berikut :

Manjemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan

Definisi manajemen mengandung unsur-unsur sebagai berikut :

1. Elemen sifat
2. Manajemen sebagai suatu seni

Yaitu sebagai suatu keahlian, kemahiran, kemampuan, dan keterampilan dalam aplikasi ilmu pengetahuan untuk mencapai tujuan.

1. Manajemen sebagai suatu ilmu

Yaitu akumulasi pengetahuan yang telah disistemasikan dan diorganisasikan untuk mencapai kebenaran umum (general purposes)

2. Elemen fungsi
3. Perencanaan

Yaitu suatu proses dan rangkaian kegiatan untuk menetapkan tujuan terlebih dahulu pada suatu jangka waktu/periode

1. Pengorganisasian

Yaitu proses dan rangkaian kegiatan dalam pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan

1. Pengarahan

Yaitu suatu rangkaian kegiatan untuk memberikan petunjuk atau instruksi dari seorang atasan kepada bawahan

1. Pemotivasian

Yaitu suatu proses dan rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh seorang atasan dalam memberikan ispirasi

1. Pengendalian/Pengawasan

Yaitu suatu proses dan rangkaian untuk mengusahakan agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan tahapan yang harus dilalui

3. Elemen sasaran
4. Orang (manusia)

Yaitu mereka yang telah memenuhi syarat tertentu dan telah menjadi unsur integral dari organisasi atau badan tempat ia bekerja sama untuk mencapai tujuan

1. Mekanisme kerja

Yaitu tata cara dan tahapan yang harus dilalui orang yang mengadakan kegiatan bersama untuk mencapai tujuan

4. Elemen tujan

Yaitu hasil akhir yang ingin dicapai atas suatu pelaksanaan kegiatan

I.2. FILSAFAT MANAJEMEN

Secara etimologi filsafat berasal dari bahasa Yunani yang terdisi dari philein dan Shopia. Philein artinya cinta dan Shopia berarti kebijakan. Filsafat berarti cinta kebijakan

Jadi pengertian filsafat secara umum sebagai ilmu pengetahuan yang mengkaji hakikat segala sesuatu untuk memperoleh kebenaran. Ilmu pengetahuan tentang hakikat menanyakan apa hakikat/sari/inti/esensi segala sesuatu

Moekijat mengemukakan bahwa filsafat adalah suatu sistem pemikiran yang menjelaskan gejala tertentu dan memberikan serangkaian prinsip untuk memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan pencapaian suatu tujuan tertentu (Moekijat, 1980:318). Singkatnya suatu filsafat adalah suatu cara hidup. Filsafat memiliki :

1. Tujuan tertentu
2. Beberapa nilai yang berhubungan dengan pencapaian tujuan dan
3. Keyakinan pada pihak para penganut bahwa nilai dan tujuan akhir bernilai untuk dikejar

Filsafat adalah petunjuk utama yang menggaris bawahi semua tindakan dari seorang manajer.

Filsafat manajemen adalah bagian yang terpenting dari pengetahuan dan kepercayaan yang memberikan dasar yang luas untuk menetapkan pemecahan permasalahan manajerial.Filsafat manajemen memberikan dasar bagi pekerjaan seorang manajer

Menurut Davis dan Filley dan Ukas (1978) terdapat faktor-faktor dasar dalam filsafat manajemen yang diperlukan dan memiliki hubungan saling ketergantungan satu sama lain dalam mencapai tujuan. Faktor-faktor dasar tersebut meliputi hal-hal berikut :

1. Kepentingan umum

Hal ini dimaksudkan bahwa dalam penyelenggaraan suatu organisasi harus terlihat adanya cerminan deskripsi berbagai kepentingan

2. Tujuan usaha

Tujuan usaha adalah perwujudan aktivitas yang spesifik dari organisasi, baik organisasi yang bertujuan mencari laba maupun organisasi yang tidak bertujuan mencari laba

3. Pimpinan pelaksana

Pimpinan pelaksana adalah individu yang diberi kepercayaan untuk memimpin suatu usaha dengan menggunakan otoritas yang diberikan kepadanya

4. Kebijakan

Kebijakan adalah pernyataan atau ketentuan umum yang menuntun atau menyalurkan pemikiran menjadi pengambilan keputusan oleh bawahan

5. Fungsi

Fungsi adalah aktivitas yang berhubungan dengan tujuan yang akan dicapai

6. Faktor dasar

Faktor dasar meliputi faktor-faktor produksi asli atau turunan

7. Struktur organisasi

Struktur organisasi adalah saluran yang menunjukan hubungan kerja antara manajer dan bawahan dalam melaksanakan pekerjaan yang disertai dengan otoritas dan tanggung jawab serta kesanggupan untuk tanggung gugat/mempertanggujawabkan (accountability)

8. Prosedur

Prosedur adalah tahapan tindakan yang harus ditempuh untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu

9. Moral kerja

Moral kerja adalah kondisi mental dari individu atau kelompok yang menentukan sikap bawahan dalam menerima pekerjaan dan mengoprasikannya dengan sebaik-baiknya sesuaia dengan tujuan akhir.

I.3. ILMU DAN SENI MANAJEMEN

Manajemen adalah ilmu dan seni untuk melakukan tindakan guna mencapai tujuan. Manajemen sebagai suatu ilmu adalah akumulasi pengetahuan yang disetemasikan atau kesatuan pengetahuan yang terorganisasi. Batasan lain tentang ilmu yang dikemukakan oleh Goode dan Hatt (1952:7) bahwa ilmu merupakan suatu cara menganalisis yang mengizinkan para ahlinya untuk menyatakan suatu proposi dalam bentuk kausalitas, yaitu Apabila…..maka….. Dalam hubungan ini diketengahkan bahwa bagaimana sekumpulan pengetahuan harus

Berdasarkan batasan yang telah dikemukakan diatas kalaumkita bandingkan, kita akan memperoleh karakteristik pokok yang terdapat pada pengertian ilmu itu,yaitu bersifat rasional, empiris, umum, dan akumulatif.

1. Bersifat rasional

Rasional adalah suatu sifat aktifitas berpikir yang ditundukan pada logika formal dalam mengikuti urutan berpikir silogisme

2. Bersifat Empiris

Dikatakan bersifat empiris karna kesimpulan yang diambil harus dapat ditundukan pada vertifikasi indra manusia

3. Bersifat umum

Bersifat umum artinya kebenaran yang dihasilkan sebagai ilmu tersebut dapat divertifikasi oleh peninjau ilmiah

4. Bersifat akumulatif

Bersifat akumulatif adalah apa yang dipelajari merupakan kelanjutan dari ilmu yang telah dikembangkan sebelumnya

Manajemen merupakan suatu ilmu karena memiliki karakteristik pokok seperti halnya karakteristik pokok ilmu yang telah dideskripsikan diatas. Langkah-langkah metode ilmiah yang diaplikasikan dalam manajemen tersebut adalah :

1. Observasi
2. Rumusan permasalahan
3. Akumulasi dan klasifikasi fakta tambahan yang baru
4. Generalisasi
5. Rumusan hipotesis, serta
6. Testing dan verifikasi

Manajemen dikatakan sebagai suatu ilmu sehingga seorang manajer juga harus memiliki sikap ilmiah . Sikap ilmiah yang harus dimiliki seorang manajer adalah

1. Objektivitas

Yang dimadsud dengan objektif adalah bahwa dalam satu peninjauan yang dipentingkan adalah objeknya

2. Serba relatif

Seorang manajer sebagai ilmuwan harus menerima realitas perubahan yang terjadi dan memberikan dampak terhadap masa berlakunya teori-teori yang telah mereka miliki

3. Skeptif

Yang dimadsud sikap skeptif adalah sikap untuk selalu ragu terhadap pernyataan yang belum cukup kuat dasar pembuktiannya

4. Kesabaran intelektual

Mampu menhan diri dan kuat untuk tidak menyerah kepada tekanan dalam menyatakan suatu pendirian ilmiah karena memang belum selesai dan belum lengkap hsil yang dicapai

5. Kesederhanaan

Kesederhanaan dalam sikap ilmiah adalah kesederhanaan dalam cara pikir cara menyatakan dan cara pembuktian

6. Tidak memihak kepada etik

Sikap tidak memihak kepada etik adalah bahwa ilmu tidak memiliki tujuan dan tugas untuk membuat penilaian tentang hal yang lain dan hal yang buruk

Manajemen sebagai suatu seni adalah seni dalam pengertian dalam arti luas dan umum, yaitu merupakan keahlian, kemahiran, kemampuan, serta kerampilan dalam menerapkan prinsip, metode, dan teknik dalam menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya ala (human and natural resources) secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan.

Manajemen dapat dikuasai oleh ilmu dengan lapisan seni yang baik, atau sebaliknya manajemen dapat dikuasai oleh seni dengan lapisan ilmu yang baik. Dalam setiap aktivitas diperlukan ilmu dan seni

G.R Terry (1975: 79) mengatakan, secara esensial seorang manajer adalah seorang ilmuwan dan seorang seniman . Ia memerlukan suatu pengetahuan yang disusun menurut system yang memberikan kebenaran-kebenaran pokok yang dapat digunakan dalam mengoprasikan pekerjaannya

I.4. PENTINGNYA TUJUAN DALAM MANAJEMEN

Menyelesaikan tugas secara efisien dan efektif adalah penting, akan tetapi yang lebih penting yaitu mengetahui tentang hal-hal yang harus dilakukan dan memastikan bahwa tugas yang diselesaikan bergerak kearah tujuan. Tujuan adalah sesuatu yang ingin direalisasikan oelh seseorang : tujuan merupakan objek atas suatu tindakan

Edwin A. Locke (1968: 157) berpendapat bahwa Frederick W. Taylor menggunakan tujuan yang ditentukan sebahai salah satu teknik utamanya dari Manajemen Ilmiah. Metode yang digunakan oleh orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan `dideskripsikan secara detail

Locke juga mendeskripsikan secara hati-hati mengenai sifat dari proses mental atas penetapan tujuan. Tujuan manajemen adalah sesuatu yang ingin direalisasikan, yang menggambarkan cakupan tertentu dan menyarankan pengarahan kepada usaha seorang manajer. Berdasarkan pengertian diatas, minimum dapat diambil empat elemen pokok, yaitu :

1. Sesuatu yang ingin direalisasikan (goal)
2. Cakupan (scope)
3. Ketepatan (defenitness), dan
4. Pengarahan

Tujuan pada umumnya menunjukan hasil yang harus direalisasikan dan memisahkan hasilnya dari berbagai hal yang direalisasikan mungkin ada.

Pada umumnya, tujuam dapat digolongkan menjadi tiga macam, yaitu :

1. Tujuan organisasi secara makro
2. Tujuan manajer pada seluruh hierarki organisasi, dan
3. Tujuan individu

Tujuan organisasi secara makro sangat berhubungan dengan nilainyang dibentuk dari aktivitas yang dilakukan oleh organisasi untuk kepentingan pihak intern dan pihak ekstern.

G.R Terry (1975: 40) mengklafikasikan tujuan menurut tingkatan yang ada dalam suatu organisasi.

I.5. MANAJEMEN, MANAJER, DAN KETERAMPILAN

Batasan manajemen yang telah dideskripsikan dan dijadikan pegangan dalam studi, selanjutnya adalah seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan. Berdasarkan definisi tersebut berarti manajer adalah seorang yang bertindak sebagai perencana, pengorganisasian, pengarah, pemotivasi, serta pengendali orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan

Spesifikasi Manajemen, Manajer, dan Kepemimpinan :

• Manajemen

1. Seni dan ilmu dalam perencanaan, pengoraganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan
2. Seni, ilmu, dan prosesnya

• Manajer

1. Seorang yang bertindak sebagai perencana, pengorganisasi, pemotivasi, dan pengendali terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan
2. Orang atau pelakunya

• Kepemimpinan

1. Sikap yang harus dimilki oleh perencana, pengorganisasi, pengarah, pemotivasi, dan pengendali
2. Sifat atau jiwanya

James A.F. Stoner dan Charles Wankel (1986:6-8) menspesifikasikan secara lebih lengkap tentang manajer sebagai berikut :

1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain

Yang dimadsud orang disini adalah para bawahan, para penyelia, dan manajer dalam hierarki yang sama maupun hierarki lain dalam organisasi.

2. Manajer bertanggung jawab dan bertanggung gugat

Manajer bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dan pekerjaan tertentu dengan berhasil

3. Manajer menyeimbangan persaingan tujuan dan menetapkan prioritas

Setiap waktu manajer dihadapkan pada sejumlah tujuan, permasalahan, dan kebutuhan organisasi yang seluruhnya berkompetisi untuk mendapatkan sumber daya dan waktu manajer

4. Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual

Agar menjadi seorang pemikir analitis, manajer harus mampu memisahkan suatu permasalahan menjadi komponen, menganalisis komponen tersebut, kemudian muncul dengan suatu penyelesaian yang mungkin

5. Manajer adalah penengah

Organisasi terdiri dari atas sekelompok orang dan sekelompok orang mungkin saja tidak akur mngkin bertengkar

6. Manajer adalah politikus

Manajer harus membangun hubungan dan menggunakan bujuk rayu serta kompromi dalam mencapai tujuan organisasi

7. Manajer adalah diplomat

Manajer dapat bertindak sebagai wakil resmi dari unit kerja atau rapat-rapat organisasi

8. Manajer adalah lambing

Manajer menjelmakan atau melambangkan kesuksesan atau kegagalan suatu organisasi

9. Manajer mengambil keputusan yang sulit

Hampir setiap organisasi tidak bias terlepas dari permasalahan atas kehidupannya

Spesifikasi tentang manajer seperti telah dideskripsikan diatas menunjukan bahwa manajer harus pandai memainkan peran tertentu pada waktu tertentu pula. Istilah manajer sebagaimana telah digunakan sebagai bahan studi dalam deskripsi diatas, adalah setiap orang yang bertanggung jawab atas bawahan dan sumber daya lainnya

Manajer umum mengelola suatu unit yang kompleks, seperti suatu perusahaan, cabang perusahaan, atau suatu defisi yang bersifat mandiri

Menurut cakupan kegiatannya, manajer dapat dibedakan menjadi empat kelompok yaitu :

1. Dewan direksi, cakupan kegiatannya dalam usaha mengelola organisasi secara keseluruhan
2. Presiden organisasi, cakupan kegiatannya dalam usaha mengelola manajer agar terdapat kesatuan gerak dan tindakan untuk merealisasikan tujuan
3. Departemen atau kepala devisi, cakupan kegiatannya dalam usaha mengelola bawahan yang meliputi spesialisasi kerjanya masing-masing
4. Manajer hierarki pertama, cakupan kegiatannya dalam usaha pekerjaannya sesuai dengan tujuan organisasi

George R. Terry (1976: 56-57) mendeskripsikan pekerjaan manajer berdasarkan fungsinya sebagai berikut :

1. Perencanaan (Planning)

Dalam fungsi perencanaan, manajer memilki deskripsi pekerjaan sebagai berikut :

• Menetapkan, mendeskripsikan, dan menjelaskan tujuan :
• Memprakirakan
• Menetapkan syarat dan dugaan tentang kinerja
• Menetapkan dan menjelaskan tugas untuk mencapai tujuan
• Menetapkan rencana penyelesaian
• Menetapkan kebijakan
• Merencanakan standar-standar dan metode penyelesaian
• Mengetahui lebih dahulu permasalahan yang akan dating dan mungkin terjadi

2. Pengorganisasian (Organizing)

Dalam fungsi pengorganisasian, manajer memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut :

• Mendeskripsikan pekerjaan dalam tugas pelaksanaan
• Mengklafisikan tugas pelaksanaan dalam pekerjaan operasional
• Mengumpulkan pekerjaan operasional dalam kesatuan yang berhubungan dan dapat dikelola
• Menetapkan syarat pejerjaan
• Mengkaji dan menetapkan individu pada pekerjaan yang tepat
• Mendelegasikan otoritas yang tepat kepada masing-masing manajemen
• Memberikan fasilitas ketenagakerjaan dan sumber daya lainnya
• Menyesuaikan organisasi ditinjau dari sudut hasil pengendalian

3. Pergerakan (Actuating)

Dlam fungsi pergerakan manajer memiliki deskripsi pekerjaan sebgai berikut :

• Memberi tahu dan menjelaskan tujuan kepada para bawahan
• Mengelola dan mengajak para bawahan untuk bekerja semaksimal mungkin
• Membimbing bawahan untuk mencapai standar operasional (pelaksanaan)
• Mengembangkan bawahan guna merealisasikan kemungkinan sepenuhnya
• Memberikan orang hak untuk mendengarkan
• Memuji dan memberikan sanksi secara adil
• Member hadiah melalui penghargaan dan pembayaran untuk pekerjaan yang diselesaikan dengan baik
• Memperbaiki usaha pergerakan dipandang dari sudut hasil pengendalian

4. Pengendalian (Controlling)

Dalam fungsi pengendalian, manajer memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut :

• Membandingkan hasil dengan rencana pada umumnya
• Menilai hasil dengan standar hasil pelaksanaan
• Menciptakan alat yang efektif untuk mengukur pelaksanaan
• Member tahukan alat pengukur
• Memudahkan data yang detail dalam bentuk yang menunjukna perbandingan dan pertentangan
• Menganjurkan tindakan perbaikan apabila diperlukan
• Memberitahukan anggota tentang interprestasi yang bertanggung jawab
• Menyesuaikan pengendalian dengan hasil

I.6. KETERAMPILAN DAN PERAN MANAJER

Manajer memegang kendali yang amat penting dalam mewujudkan efektivitas organisasi. Peter F. Drucker (1976) berpendapat bahwa prestasi seorang manajer dapat diukur berdasarkan dua konsep, yaitu efesiensi (efficiency) dan efektifitas (effectivity). Efisiensi  berarti menjalankan pekerjaan yang benar. Ekektivitas adalah kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat.

Paul Hersey dan Kenneth H. Blancard (1980: 67) mengemukakan bahwa terdapat tiga bidang keterampilan yang penting untuk melaksanakan proses manajemen sebagai seorang manajer. Bidang keterampilan yang dimadsud adalah sebagai berikut :

1. Keterampilan teknis

Yaitu kemampuan untuk menggunakan, metode, prosedur, teknik dan akal yang diperlukan untuk melaksanakan tugas spesifik yang diperoleh lewat pengalaman, pendidikan, dan pelatihan

2. Keterampilan manusiawi

Yaitu kemampuan dan pertimbangan yang diusahakan bersama orang lain

3. Keterampilan konseptual

Yaitu kemampuan memahami kompkleksitas keseluruhan organisasi tempat seorang beradaptasi dalam operasi

Istilah penting keterampilan konseptual akan meningkat manakala mananjak atas jenjang manajemen.

I.7. PROSES MANAJEMEN

Suatu proses merupakan suatu rangkaian aktivitas yang satu sama lainnya saling bersusulan. Proses adalah suatu cara sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. Proses manajemen adalah suatu rangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi.

Kajian fungsi manajer secara garis besarnya dapat dilihat dari dua arah yaitu : fungsi manajer keluar oranisasi dan fungsi manajer keluar organisasi. Fungsi manajer kedalam organisasi dapat dilihat dari dua sudut berikut :

1. Fungsi manajer dari sudut proses, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian
2. Fungsional manajer dari sudut spesialisasi kerja, yaitu keuangan, ketenagakerjaan, pemasaran, pembelian, produksi dan sejenisnya

Sedangkan fungsi manajer keluar organisasi meliputi aktifitas yang berhubungan dengan pihak luar organisasi, yaitu menyangkut masalah yuridis, keuangan, administrative, hubungan antar manusia, dan sejenisnya.

1. Fungsi manajer dari sudut proses

Fungsi manajer dari sudut proses merupakan tahapan aktivitas yang secara kontinu mutlak dioperasikan oleh manajer sebagaimana pendistribusian fungsi yang dimadsud meliputi perencanaan, pengorganisasian, pemotivasian, dan pengendalian.

1. Perencanaan (Planning)

Aktivitas perencanaan dilakukan untuk menetapkan sejumlah pekerjaan yang harus dilaksanakan kemudian. Tujuan dari setiap organisasi dalam proses perencanaan merupakan hal yang sangat penting karena tujuan inilah yang menjadi pegangan dalam aktivitas selanjutnya

1. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen yang kedua adalah organisasi, baik dalam arti statis maupun dinamis. Sedangkan organisasi dalam arti dinamis adalh proses pendistribusian pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh individu atau kelompok denga otoritas yang diperlukan pengoperasiannya

1. Pengarahan (directing)

Aktivitas pengarahan adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pemberian perintah dan saran.

1. Pemotivasian (motivating)

Agar terciptanya keadaan kerja yang mengairahkan, manajer harus melaksanakan fungsinya, memotivasi bawahannya

1. Pengendalian (controlling)

Dengan aktivitas pengendalian, berarti manajer harus mengevaluasi dan menilai pekerjaan yang dilakukan para bawahan

2. Fungsi manajer dari sudut spesialisasi kerja

Fungsi manajer dari sudut spesialisasi kerja merupakan penerapan fungsi sesuai dengan bidang kerja yang ada dalam organisasi. Fungsi yang dimadsud adalah sebagai berikut :

1. Funfsi keuangan

Dalam keuangan, manajer harus berusaha agar posisi keuangan organisasi setiap saat dapat memberikan dana dalam aktivitas secara rutin maupun berkala

1. Fungsi ketenagakerjaan

Dalam bidang ketenaga kerjaan manajer harus berusaha agar bawahan selalu ada dalam kondisi moral dan disiplin kerja yang tinggi

1. Fungsi pemasaran

Dalam bidang pemasaran, manajer harus berusaha agar pelaksanaan aktivitas organisasi yang mengarahkan arus barang dan jasa dari produsen kepada konsumen dapat memenuhi para konsumen dengan sebaik-baiknya

1. Fungsi pembelian

Dalam bidang pembelian, manajer harus berusaha agar pembelian bahan baku dan bahan penolong dapat terjamin kualitasnya dan denga harga yang serendah mungki

1. Fungsi produksi

Dalam bidang produksi, manajer harus berusaha agar barang dapat diproduksikan dengan teknik yang tidak berbelit

Dalam pelaksanaan fungsi lain yang ada pada organisasi, manajer harus berusaha agar spesialisasi kerja yang lain dapat dilaksanakan sesuai norma yang telah ditetapkan dan menuju kearah terwujudnya tujuan.

B A B II

PERKEMBANGAN KONSEP MANAJEMEN

II.1. MAZHAB KLASIK

Teori dan prinsip manajemen memberikan kemudahan dalam menentukan hal-hal yang harus dikerjakan untuk dapat secara efektif menjadi seorang manajer, yaitu orang yang menjalankan fungsi manajemen

Terdapat tiga mazhab (aliran) manajemen yang mengikuti perkembangannya. Pertama mazhab klasik terbagi menjadi dua cabang, yaitu manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik, kedua mazhab perilaku, dan ketiga mazhab ilmu manajemen. Secara detail masing-masing mazhab akan dideskripsikan secara ringkas melalui pembahasan berikut :

1. Manajemen Ilmiah Cabang Mazhab Klasik Pertama

Para pengembang mazhab ini, antara lain Robert Owen, Charles Babbage, Frederik W. Taylor, Henry L. Gantt, dan pasangan Gilberth.

1. Robert Owen

Robert Owen hidup pada tahun 1771-1858. Pada tahun 1800-an ia adalah seorang manjer pada beberapa pabrik pemintal kapas diNew Lanars, Skotlandia. Pengalaman memimpin para bawahan dibawah umur, menyentuh hatinya untuk menyediakan perumahan yang layak bagi bawahan

1. Charles babbage

Charles babbge hidup pada tahun 1792-1871. Dasar keyakinan Babbge bahwa aplikasi prinsip ilmiah pada proses kerja akan meningkatkan produktivitas dan menekan biaya

1. Frederik W. Taylor

Frederik W. Taylor hidup pada tahun 1856-1915. Ia merupakan salah satu tokoh manajemen ilmiah (scientific management) yang paling termasyur sehingga mendapat sebutan sebagai bapak manajemen ilmiah. Prinsip yang merupakan gagasan Taylor adalah :

• Pengembangan manajemen ilmiah yang sebenarnya sehingga metode yang terbaik untuk melakukan setiap pekerjaan dapat ditentukan
• Seleksi secara ilmiah terhadap para pekerja sehingga setiap pekerjaan diberi tanggung jawab atas tugas yang paling cocok baginya
• Pendidikan dan pengembangan ilmiah untuk bawahan
• Kerja sama yang erat dan bersahabat antara manjemen dan bawahan (Stoner dan Wankel, 1986:30)

1. Henry L. Gantt

Henry L. Gantt hidup pada tahun 1861-1919. Rendahnya motifasi yang dicapai mengakibatkan Gantt meninggalkan sistem tarif upah diferensial untuk diubah menjadi satu inovasi baru berupa motivasi kerja kepada para pahlawan.

1. Pasangan Gilberth

Frank B. Gilberth hidup pada tahun 1868-1942. Sedangkan Lilian M. Gilberth sebagai istri hidup pada tahun 1878-9172. Pasangan Gilberth berpendapat bahwa studi gerak akan meningkatkan semangat kerja bagi bawahan karena keuntungan fisiknya yang nyata dan karena dapat menunjukan perhatian manajemen pada para bawahan

2. Teori Organisasi Klasik Cabang Mazhab Klasik Kedua

Pengembang teori organisasi klasik adalah Henry Fayol yang hidup pada tahun 1841-1925. Timbulnya teori organisasi klasik sebagai dampak dari adanya organisasi yang kompleks

Dalam usahanya mengembangkan ilmu manajemen, Fayol memulainya dengan membagi perusahaan menjadi enam aktivitas yang saling bergantung. Aktivitas yang dimadsud adalah sebagai berikut :

1. Fungsi teknis, yaitu memproduksi dan membuat produk
2. Fungsi komersial, yaitu membeli bahan baku dan menjual produk
3. Fungsi financial, yaitu memperoleh dan menggunakan modal
4. Fungsi keamanan, yaitu melindungi para bara bawahan dan aktivitas perusahaan
5. Fungsi akutansi, yaitu mencatat dan mengecek biaya, keuntungan, dan utang-utang, menyiapkan neraca, serta menghimpun statistic
6. Fungsi manajerial

Orientasinya adalah pada fungsi manajerial sehingga ia mendefinisikan manajemen dengan cara membagi lima fungsi.

1. Perencanaan, berarti menentukan suatu cara bertindak ia mendefinisikan memungkinkan orgainisasi dapat mencapai tujuannya
2. Pengorganisasian, berarti memobilisasi sumber daya manusia dan sumber daya alam dari organisasi untuk mewujudkan rencana menjadi suatu hasil
3. Pengomandoan, berarti memberikan pengarahan kepada para bawahan dan mengusahakan mereka untuk mengerjakan pekerjaannya
4. Pengoordinasian, berarti memastikan bahwa sumber daya dan aktivitas organisasi bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan
5. Pengendalian, berarti pemantauan rencana untuk menjamin agar dikemudikan secara cepat

Prinsip manajemen Fayol yang mendasari perilaku manajerial yang efektif adalah

1. Pembagian kerja
2. Otoritas
3. Disiplin
4. Kesatuan perintah
5. Kesatuan arah
6. Menomorduakan kepentingan pribadi diatas kepentingan umum
7. Pemberian upah
8. Sentralisasi
9. Hierarki
10. Tertib
11. Keadilan
12. Kestabilan
13. Kestabilan staf
14. Inisiatif
15. Semangat korps

II.2. MAZHAB PERILAKU

                        Munculnya mazhab perilaku disebabakan para manajer menemukan bahwa dengan pendekatan klasik, efisiensi produksi dan keselarasan kerja yang sempurna tidak dapat diwujudkan. Para pakar dibawah ini berusaha memperkuat teori organisasi klasik dengan wawasan sosiologi dan psikologi

1. Hugo Munsterberg

Hugo Munsterberg hidup pada tahun 1865-1916 dan telah memberikan kontribusi yang besar dalam aplikasi psikologi guna membantu tercapainya tujuan produktfitas sebagaimana diharapkan oleh manajer lain. Dalam bukunya Psychology and Industrial Efficiency  dikemukakan bahwa peningkatan produktifitas dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Menemukan orang yang terbaik (bawahan yang kualitas mentalnya terbaik untuk pekerjaan tersebut)
2. Menciptakan pekerjaan yang terbaik (kondisi psikologis yang ideal untuk mencapi produktivitas secara maksimum)
3. Menggunakan pengaruh psikologis, yang disebut pengaruh yang paling mungkin untuk memotivasi para bawahan
4. Elton Mayo

Elton Mayo hidup pada tahun 1880-1949. Mayo pada beberapa eksperimennya menemukan bahwa isentif berupa financial apabila diberikan tidak menyebabkan peningkatan produktifitas. Berdasarkan penelitiannya, Mayo dan kawan-kawan menarik kesimpulan bahwa para bawahan akan lebih bekerja keras apabila mereka yakin bahwa manajemen memberikan tentang kesejahteraan mereka dan para penyelia memberikan perhatian khusus padanya.

II.3. MAZHAB ILMU MANAJEMEN

Munculnya mazhab ilmu manajemen dilatar belakangi oleh lahirnya riset operasi yang dibentuk oleh pemerintah Inggris untuk menghadapi sejumlah permasalahan baru yang rumit dalam peperangan yang harus segera dipecahkan pada permulaan perang dunia ke-2

Namun dengan usainya perang maka OR diaplikasikan dalam menghadapi permasalahan industri sehingga teknologi industri mulai digunakan. Konstribusi besar atas lahirnya teknik ilmu manajemen merupakan bagian yang telah stabil dari kelengkapan pemecahan permasalahan dalam beberapa organisasi besar dalam segala motif

II.4. USAHA-USAHA PERPADUAN

Mazhab ilmu perilaku dan mazhab ilmu manajemen, keduanya merupakan pendekatan yang penting dan penuh semangat terhadap penelitian, analisis, dan pemecahan permasalahan manajemen. Perkembangan mazhab klasik, selanjutnya dikenal sebagai proses manajemen dan pendekatan operasional.

B A B III

PERENCANAAN

III.1. KONSEPSI DASAR

Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya, Merencanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia, sumber daya alam, dan sumber daya lainnya

Suatu perencanaan adalah suatu aktivitas intergratif yang berusaha mamaksimumkan efektifitas seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu system sesuai dengan tujuan yang akan dicapai. Berdasarkan definisi tersebut, perencanaan minimum memiliki tiga karakteristik berikut.

1. Perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan datang
2. Terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan dimasa yang akan datang dan akan diambil oleh perencana
3. Masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsur yang amt penting dalam setiap perencanaan

Batasan lain tentang perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta serta membuat dan menggunakan dugaan mengenai masa yang akan datang menggambarkan dan merumuskan aktifitas yang diusulkan dan dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan (Terry, 1975: 140-142)

Berbeda dengan batasan diatas, Hayashi (1976:2) mendefinisikan perencanaan sebagai suatu proses bertahap dari tindakan yang terorganisasi untuk menjembatani perbedaab antara kondisi yang ada dan aspirasi organisasi

Lewis dalam Jhingan (1996:653-654) mengemukakan adanya enam pengertian perencanaan yang dipakai didalam kepustakaan ekonomi sebagai berikut :

1. Banyak sekali kepustakaan yang hanya menghubungkan istilah perencanaan dengan penentuan letak geografis, factor, bangunan, tempat tinggal, bioskop, dan semacamnya
2. Perencanaan hanya berati memutuskan uang apa yang akan digunakan pemerintah dimasa depan, seandainya ia memiliki uang yang dapat dibelanjakan
3. Ekonomi berencana adalah ekonomi ketika masing-masing satuan produksi hanya memakai sumber daya manusia, bahan, dan peralatan yang dialokasikan
4. Perencanaan berarti setiap penentuan sasaran produksi oleh pemerintah
5. Disini sasaran ditetapkan untuk perekonomian secara keseluruhan
6. Kata perencanaan kadang-kadang dipakai untuk menggambarkan sarana yang digunakan pemerintah untuk memaksakan sasaran yang ditetapkan sebelumnya kepada perusahaan swasta

Perencanaan yang efektif didasarkan atas fakta, bukan didasarkan atas intuisi, fakta yang tepat dikimpulkan dan dianalisis, aktivitas yang diusulakan didasarkan atas kondisi yang diberikan oleh fakta.Pada esensinya perencanaan berkenan dengan akal. Batasan diatas juga mengandung maksud bahwa perencanaan berhubungan dengan aktifitas untuk masa yang akan datang.

Dalam pelaksanaan fungsi perencanaan, manajer puncak memiliki fungsi :

1. Menentukan peran yang akan diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang
2. Menghubungkan organisasi dengan berbagai macam system lingkungannya
3. Mengevaluasi dan memprakirakan kebutuhan apa saja yang dapat dipenuhi organisasi

Manajer puncak umunya mencurahkan hamper semua waktu peencanaan jauh kemasa depan dan pada strategi organisasi secara keseluruhan. Fungsi perencanaan memiliki hubungan yang sangat erat dengan pengambilan suatu keputusan

III.2. PROSES PERENCANAAN

Perencanaan sebagai suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. Dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan. Menurut Louis A. Allen (1963), perencanaan terdiri atas aktivitas yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk berpikir kedepan dan mengambil keputusan saat ini. Berikut ini aktivitas perencanaan yang dimadsud :

1. Prakiraan (forecasting)

Prakiraan merupakan suatu usaha yang sistematis untuk meramalkan/memperkirakan waktu  yang akan datang dengan penarikan  kesimpulan atas fakta yang telah diketahui

2. Penetapan tujuan (establishing objective)

Penetapan tujuan merupakan suatu aktivitas untuk menetapkan sesuatu yang ingin  dicapai melalui pelaksanaan pekerjaan

3. Pemrograman (programming)

Pemrograman adalah suatu aktivitas yang dilakukan dengan madsud untuk menetapkan :

• Langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan
• Unit dan anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah
• Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah

4. Penjadwalan (scheduling)

Penjadwalan adalah penetapan atau penunjukann waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan

5. Penganggaran (budgeting)

Penganggaran merupakan suatu aktifitas untuk membuat pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk aktrivitas dan waktu tertentu

6. Pengembangan prosedur (developing procedure)

Pengembangan prosedur merupakan suatu aktivitas menormalisasikan cara, teknik, dan metode pelaksanaan suatu pekerjaan

7. Penetapan dan interprestasi kebijakan (establishing and interpreting policies)

Penetapan dan interprestasi kebijakan adalah suatu aktifitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat berdasarkan kondisi mana manajer dan para bawahan akan bekerja

Berdasarkan aktifitas perencanaan diatas, berikut ini adalah langkah-langkah penting dalam pekerjaan perencanaan :

1. Menjelaskan permasalahan

Permasalahan harus digambarkan dengan jelas

2. Usaha memperoleh informasi terandal tentang aktifitas yang direncanakan

Pengetahuan tentang aktivitas yang akan direncanakan adalah penting dan perlu untuk perencanaan yang efektif

3. Analisis dan klasifikasi informasi

Tipa-tiap informasi diperiksa secara terpisah dalam hubungannya dengan informasi secara keseluruhan

4. Menentukan dasar perencanaan dan batasan

Berdasarkan data yang berhubungan dengan permasalahan maupun atas dasar pendapat yang dianggap penting untuk menetapkan rencana

5. Menentukan rencana berganti

Biasanya terdapat beberapa rencana berganti untuk menyelesaikan pekerjaan dan berbagai macam alternative dikembangkan dalam langkah ini

6. Memilih rencana yang diusulkan

Perlu pertimbangan dengan cermat mengenai ketetapan aktivitas yang dipilih dengan alokasi biaya yang dikeluarkan

7. Membuat urutan kronologis mengenai rencana yang diusulkan

Artinya, membuat detail tindakan yang direncanakan akan dilakukan, oleh siapa dan bilamana dilakukan dalam urutan yang tepat untuk tujuan yang diinginkan

8. Mengadakan pengendalian kemajuan terhadap rencana yang diusulakan

Efektifitas suatu rencana dapat diukur melalui hasil yang dicapai

Dalam perspektif makro, Killick (1976) dan Todaro (1994:160) mengemukakan karakteristik perencanaan yang komperhensif, khususnya yang terdapat pada Negara-negara berkembang sebagai berikut :

1. Dimulai dari pandangan politik dan tujuan pemerintah
2. Suatu rencana menyusun sebuah strategi yang ditunjukan untuk mencapai tujuan tersebut
3. Rencana tersebut diupayakan menyajikan suatu koordinasi terpusat dan konsistensi terhadap prinsip dan kebijakan
4. Perencanaan tersebut mencakup seluruh perekonomian merupakan kebalikan dari perencanaan kolonial atau sector
5. Untuk mencapainya secara optimum dan konsisten, rencana yang komperhensif lebih banyak menggunakan model makro ekonomi yang diformalkan
6. Suatu rencana biasanya mencakup periode

III.3. PEMBAGIAN PERENCANAAN

Dalam setiap organisasi, perencanaan disusun dalam suatu hierarki yang sejajar dengan struktur organisasi. Pada setiap hierarki umumnya perencanaan memiliki dua fungsi, yaitu :

1. Menetapkan tujuan yang akan dicapai pada hierarki yang lebih rendah
2. Sebagai alat untuk mencapai perangkat tujuan pada hierarki lebih tinggi berikutnya

Stoner dan Wankel (1986:189) mengklafikasikan rencana menjadi dua jenis utama, yaitu rencana strategis dan rencana operasional :

1. Rencana strategis (strategis plan)

Rencana ini dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yang luas, yaitu untuk melaksanakan misi yang merupakan satu-satunya alas an kehadiran organisasi tersebut. Rencana strategis sangat diperlukan pada setiap organisasi.

Kelebihan menggunakan rencana strategis antara lain :

1. Dengan rencana strategis manajer dapat menentukan tujuan secara jelas dan metode pencapaiannya kepada organisasinya
2. Membantu manajer mengantisipasi permasalahan sebelum muncul dan memecahkannya sebelum menjadi lebih buruk
3. Membantu manajer mengenal peluang yang mengandung resiko dan peluang yang aman dan memilih diantara peluang yang ada
4. Mengurangi kemungkinan deviasi dan kejutan yang tidak menyenangkan, karena sasaran, tujuan, dan strategi untuk penelitian bersama
5. Melalui rencana strategis, manajer dapat memperbesar kemungkinan untuk membuat keputusan yang tahan menghadapi ujian waktu

Sementara itu kelemahan dengan menggunakan rencana strategis adalah sebagai berikut:

1. Bahaya terciptanya birokrasi besar para perencana yang dapat menghilangkan hubungan dengan produk an pelanggan perusahaan
2. Kadang-kadang perencana strategis cenderung membatasi organisasi pada pilihan yang paling rasional dan bebas resiko
3. Rencana operasional (operasional plan)

Rencana opersional memberikan deskripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan.

1. Rencana sekali pakai (sigle use paln)

Rencana sekali pakai dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu dan ditinggalkan manakala tujuan tersebut telah dicapai. Bentuk utama rencana sekali pakai, antara lain sebagai berikut :

• Progam

Progam mencakup serangkaian aktivitas yang relative luas. Suatu progam menjelaskan :

1. Langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan
2. Unit atau anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah
3. Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah

• Proyek

Proyek adalah bagian progam yang lebih kecil dan mandiri

• Anggaran

Anggaran adalah pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk kegiatan tertentu dalam waktu tertentu pula

1. Rencana tetap (standing plan)

Rencana merupakan pendekatan yang sudah dilakukan untuk menangani situasi yang terjadi berluang dan dapat diperkirakan. Bentuk utama rencana tetap antara lain sebagai berikut :

• Kebijakan

Kebijakan adalah suatu pedoman umum dalam pengambilan keputusan. Manajer puncak membuat suatu kebijakan disebabkan hal-hal berikut :

1. Kebijakan tersebut akan meningkatkan efektifitas organisasi
2. Harapan bahwa beberapa aspek organisasi dapat mencerminkan nilai pribadi mereka
3. Perlu menghilangkan adanya kontradiksi atau kekacauan yang terjadi pada hierarki yang lebih rendah dalam organisasi yang bersangkutan

• Prosedur standar

disebut prosedur standar atau metode standar

• Peraturan

Peraturan adalah pernyataan bahwa suatu tindakan harus dilakukan atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu

III.4.TEORI PERENCANAAN

Perencanaan merupakan suatu aktivitas universal manusia, suatu keahlian dasar dalam kehidupan yang berkaitan dengan pertimbagan suatu hasil sebelum diadakan pemilihan diantara berbagai alternative yang ada. Catanese dan Synder (1996:49) membuat dikotomi teori perencanaan, yaitu berusaha menjelaskan bagaimana  system social berjalan dan menyediakan peralatan serta teknik untuk mengendalikan dan mengubah system social

1. Teori Operasi Sistem

Suatu system dapat didefinisikan sebagai seperangkat komponen yang saling bergantung dengan ruang lingkup, keterkitan, dan stabilitas yang relative tinggi (Catanese dan Synder, 1996:51)

2. Teori Perubahan Sistem

Teori dan interprestasi mengenai bagaimana, kapan, dan untuk tujuan apa perubahan itu dilakukan disebut teori keputusan. Berdasarkan teori perubahan system, menurut Campbell dan Fainstein (1996) sesuai dengan situasi yang dihadapi terdapat empat jenis teori :

1. Teori Rasionalisme

Apabila tujuan akhir telah dirumuskan dengan jelas dan dipahami dengan baik perencanaan dapatmengikuti model rasional. Larson dan Odino (1981:10) mengajukan delapan langkah pengambilan keputusan rasional

• Definisikan masalahnya
• Tentukan sasran
• Tentukan ukuran hasil secara objektif dapat mencerminkan sasaran
• Cari tindakan alternative
• Analisis setiap alternative untuk memahami konsekuensi dari setiap alternative
• Membandingkan konsekuensi tersebut dan dipilih satu alternative
• Sajikan setiap hasil dan kesimpulan
• Terapkan alternative yang dipilih dan dievaluasi tingkat keberhasilannya dalam mencapai setiap sasaran

1. Teori Inkrementalisme

Menurut Lindbloom (1979) bahwa pengambilan keputusan dalam keadaan sebaris langkah-langkah incremental yang kecil

1. Teori Utopianisme

Pandangan ini berusaha membangkitkan imajinasi masyrakat dan memecahkan setiap masalah dengan mengusulkan penghapusan pendekatan baru kedalam system

1. Teori Metodisme

Pendekatan ini menjelaskan bahwa aktifitas perencanaan yang memiliki metode perencanaan yang sudah jelas tetapi hasil akhir yang akan dicapai belum ditetapkan dan tidak dimengerti sama sekali

III.5. EFEKTIFITAS PERENCANAAN

Sebagaimana telah dideskripsikan dimuka bahwa efisiensi berhubungan dengan kemapuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Manajer yang efisien adalah manajer yang menggunakan masukan dengan tepat guna mencapai keluaran atau hasil yang maksimal

Meskipun efektifitas penting bagi setiap manajer, seringkali dalam pengembangan perencanaan yang efektif manajer mengalami hambatan. Terdapat dua hambatan utama terhadap pengembangan rencana yang efektif

1. Penolakan dari dalam diri perencanaan terhadap penentuan tujuan dan pembuatan rencana untuk memecahkannya

Penetapan tujuan yang ingin dicapai adalah merupakan langkah awal dalam perencanaan, manajer yang tidak mampu menetapkan tujuan yang bermanfaat tidak akan mampu membuat rencana yang efektif.

David A. Kolb, Irwin M. Rubin, dan James M. Meltyre (1984:102) mengemukakan beberapa alasan mengapa manajer ragu-ragu atau sering kali gagal dalam menetapkan tujuan organisasi tertentu, yaitu :

• Keengganan melepaskan tujuan alternative
• Ketakutan akan kegagalan
• Kekurangan pengetahuan tentang organisasi
• Kekuranagan pengetahuan tentang lingkungan
• Kekurangan kepercayaan

2. Keengganan yang lazim dari pada anggota organisasi untuk menerima rencana karena perubahan yang akan ditimbulkannya

Hal ini sebenarnya bukan penolakan terhadap rencana melainkan hanya aktivitas dan tujuan baru yang dipaksakan kepada mereka yang harus melaksanakan rencana tersebut. Terdapat tiga alasan mengapa anggota organisasi dapat menolak perubahan, yaitu :

• ketidak pastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan
• keengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada
• kesadaran akan kelemahan dalam perubahan ya ng diusulkan

Ketakutan akan kegagalan dan kurangnya kepercayaan juga akan berkurang menetapkan tujuan realistis serta pencapaiannya. Langkah yang perlu ditempuh agar tujuan mudah dicapai adalah sebagai berikut :

1. Pelatihan dan bimbingan mengenai cara untuk mencapai tujuan tersebut
2. Penghargaan dan imbalan atas tercapainya tujuan
3. Tanggapan yang membangun serta menunjang apabila tujuan tidak tercapai

Dalam mengatasi penolakan terhadap perubahan, manajer diharapkan melakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Melibatkan para bahwayang berkepentingan dengan organisasi dalam proses perencanaan
2. Memberikan informasi yang lebih banyak kepada para bawahan mengenai rencana dan akibat yang mungkin timbul sehingga mereka mengerti perlunya perubahan manfaat yang diharapkan
3. Mengembangkan pola perencanaan yang efektif dalam perencanaan yang efektif
4. Menyadari dampak atas perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil kekacauan yang tidak perlu

III.6. MODEL PERENCANAAN RASIONAL

antara lain :

1. Model PERT dan CPM
2. PERT

PERT adalah akronim dari progam Evaluation and Review Techniques atau Teknik Evaluasi dan Peninjauan Progam (TEPP), yaitu suatu metode perencanaan yang belum pernah dilakukan sebelumnya dan tidak akan dilaksanakan kembali dengan cara yang sama pada waktu yang akan datang

PERT yang merupakan salah satu teknik manajemen tidak dapat sepenuhnya memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh manajer. Akan tetapi PERT membantu seorang manajer untuk menyadari permasalahan yang dihadapi

Dalam menggunakan teknik evaluasi dan peninjauan progam terdapat dua konsep yang perlu mendapatkan perhatian (Leven dan Kirkpatrick, 1966:21) yaitu :

• Peristiwa

Peristiwa adalah kondisi yang terjadi saat itu, juga pada titik waktu tertentu akan tetapi kondisi itu sendiri tidak membutuhkan waktu atau sumber

• Aktivitas

Aktivitas adalah bagian tertentu dari proyek kerja yang membutuhkan waktu dan sumber daya untuk menyelesaikannya

1. CPM

CPM adalah akronim critical path method atau metode jalur kritis adalah suatu teknik perencanaan dan pengendalian yang digunakan dalam proyek yang memiliki data biaya dari masa lampau

Sebenarnya baik PERT maupun CPM merupakan teknik untuk merencanakan dan mengendalikan proyek

B A B IV

PENGORGANISASIAN

IV.I. KONSEPSI DASAR

                        Keberadaan organisasi (organization) sebenarnya setua sejarah peradaban manusia dimuka bumi. Organisasi dapat didefenisikan sebagai kelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk merelealisasikan tujuan bersama. Berdasarkan definisi bahwa dalam suatu organisasi minimum mengandung tiga elemen yang saling berhubungan. Ketiga elemen tersebut adalah :

1. Sekelompok orang adalah adanya sekelompok orang yang menggabungkan diri dengan suatu ikatan norma, peraturan, ketentuan, dan kebijakan yang telah dirumuskan dan masing-masing pihak siap untuk menjalankan dengan penuh tanggung jawab
2. Interaksi dan kerja sama adalah bahwa suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok orang tersebut saling mengadakan timbal balik
3. Tujuan bersama adalah bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama tersebut diarahkan pada suatu titik tertentu

Gareth Morgan (1986) dan Stephen P.Robin (1990:12-13) mengemukakan bahwa organisasi sering kali dikonsepkan dengan cara yang berbeda. Cara tertentu antara lain sebagai berikut :

1. Kesatuan rasional dalam mengejar tujuan

Organisasi ada untuk mencapai tujuan dan perilaku para anggota organisasi dapat dijelaskan sebagai pengerjaan rasional terhadap tujuan tersebut

2. Koalisi dari para pendukung (contituency) yang kuat

Organisasi terdiri dari atas sekelompok yang masing-masing mencoba untuk memuaskan kepentingan sendiri

3. Sistem terbuka

Organisasi adalah system transformasi masukan dan keluaran yang bergantung pada lingkungan untuk kelangsungan hidupnya

4. Sistem yang memproduksi arti

Organisasi adalah kesatuan ynag diciptakan secara artificial

5. Sistem yang digabungkan secara longgar

Organisasi terdiri atas unit-unit yang relatif berdiri sendiri

6. Sistem politik

Organisasi terdiri dari atas pendukung internal yang mencoba memperoleh kendali dalam proses pengambilan keputusan agar dapat memperbaiki posisi mereka

7. Alat dominasi

Organisasi menempatkan para anggotanya kedalam kotak-kotak pekerjaan yang menghambat apa yang dapat mereka lakukan dan individu yang dengannya dapat berinteraksi

8. Unit pemrosesan informasi

Organisasi menafsirkan lingkungannya, mengorganisasikan aktivitas, dan memudahkan pembuatan keputusan dengan memproses informasi secara horizontal dan vertikal melalui sebuah struktur hierarki

9. Penjara psikis

Organisasi menghambat para anggota dengan membuat deskripsi pekerjaan, departemen, devisi, dan perilaku standar yang dapat diterima dan tidak dapat diterima

10. Kontrak sosial

Organisasi terdiri atas sejumlah persetujuan yang tidak tertulis ketika para anggota melakukan perilaku tertentu dan untuk itu mereka menerima imbalan

Oleh karna itu dalam pengorganisasian diperlukan tahapan sebagai berikut :

1. Mengetahui dengan jelas tujuan yang hendak dicapai
2. Deskripsi pekerjaan yang harus doperasikan dalam aktivitas tertentu
3. Klasifikasi aktivitas dalam kesatuan yang praktis
4. Memberikan rumusan yang realitas mengenai kewajiban ynag hendak diselesaikan
5. Penunjukan sumber daya manusia yang menguasai bidang keahliannya
6. Mendelegasikan otoritas apabila dianggap perlu kepada bawahan yang ditunjuk

IV.2. INDIVIDU DAN PERILSKU ORGANISASI

Aktifitas manajer dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian dan pengendalian memerlukan waktu untuk mengambil keputusan tentang kecocokan antar individu, tugas pekerjaan, dan efektivitas. Berikut ini deskripsi dari cirri utama individu diatas :

1. Persepsi

Persepsi (perception) adalah proses pemberian arti terhadap lingkungan oleh individu. Persepsi mencakup penerimaan stimulus (masukan), pengorganisasian, dan penerjemahan atau penafsiran stimulus yang telah diorganisasi dengan cara yang dapat mempengaruhi perilaku dan membentuk sikap.

Faktor-faktor yang mempengaruhi persepsi seseorang atau orang lain, objek, dan tanda adalah sebagai berikut :

1. Organisasi persetual

Salah satu prinsip yang paling dasar yang bertalian dengan organisasi adalah kecenderungan individu menyusun pola stimulus dari segi hubungan gambar latar belakang

1. Stereotip

Cara manajer mengelompokan para bawahan seringkali merupakan suatu refleksi dari prasangka konseptualnya

1. Persepsi selektif

Konsep persepsi selektif amat penting bagi manajer karena mereka sering kali menerima sejumlah besar informasi dan data

1. Karakteristik manajer

Manajer yang mempersepsi perilaku dan perbedaan individual dari para bawahan dipengaruhi oleh sifatnya sendiri

1. Faktor situasional

Tekanan waktu, sikap individu yang bekerja sama dengan manajer, dan faktor-faktor situasi lain mempengaruhi ketelitian persepsi

1. Kebutuhan

Kebutuhan dan keinginan individu, demikian pula manajer akan mempengaruhi persepsi

1. Emosi

Emosi seseorang banyak mempengaruhi peresepsi yang kuat

2. Sikap

Sikap (atituade) adalah kesiapsiagaan mental yang diorganisasikan melalui pengalaman yang mempengaruh tertentu kepada tanggapan seseorang terhadap orang, objek, dan situasi yang berhubungan dengannya

Definisi ini mmberikan pengaruh kepada manajer sebagai berikut :

1. Sikap menentukan kecenderungan individu terhadap segi tertentu dari dunia ini
2. Sikap memberikan dasar emosional bagi hubungan interpersonal seseorang dan pengalamannya terhadap orang lain
3. Sikap diorganisasi dan dekat dengan dengan inti kepribadian

Sikap individu dapat dibentuk melalui berbagai sumber, seperti dari keluarga teman sekerja dll

3. Kepribadian

Salah satu masalah paling rumit yang harus dipahami oleh para manajer suatu organisasi adalah hubungan antara perilaku (behavior) dan kepribadian (personality) . Faktor-faktor hasil cipta karya manusia dan sosial dapat memengaruhi kepribadian individu

Pendekatan konseptual yang seringkali digunakan untuk memahami kepribadian individu adalah pendekatan ciri dan teori psikodinamis

1. Pendekatan cirri

Cirri adalah kecenderungan yang dapat diduga, yang mengarahkan perilaku individu terbuat dengan cara yang konsisten dan khas

1. Teori psikodonamis

Sifat dinamis dari kepribadian belum dikemukakan secara sungguh-sungguh sampai terbitnya karangan Sigmun Freud, Freud mengemukakan perbedaan individu dalam kepribadian dengan mengajukan pendapat bahwa individu menghadapi motivasinya yang utama secara berbeda

4. Belajar

Belajar adalah proses terjadinya perubahan yang relatif tetap dalam perilaku sebagai akibat dari praktik. Relatif menunjukan bahwa perubahan dalam perilaku harus banyak bersifat permanen

IV.3. KELOMPOK DAN PERILAKU PENGORGANISASIAN

                   J.W. McDavid dan M. Harari (1968:237) mendefinisikan kelompok sebagai suatu system yang terorganisasi yang terdiri dari atas dua orang atau lebih ynag saling berhubungan seemikian rupa sehingga system tersebut melakukan fungsi tertentu

Definisi diatas menekankan beberapa ciri kelompok, seperti peran dan norma. Peran yang ada dalam kelompok terdiri atas :

1. Peran yang dirasakan adalah serangkaian perilaku yang dianggap harus dilakukan oleh orang yang menduduki porsi yang bersangkutan
2. Peran yang dimainkan adalah perilaku yang benar-benar dilakukan oleh seseorang

Norma adalah standar yang diterima oleh para anggota kelompok. Norma memiliki karakteristik tertentu yang penting bagi para anggota kelompok, yaitu :

1. Norma hanya dibentuk sehubungan dengan hal-hal yang penting bagi kelompok
2. Norma diterima dalam berbagai macam hierarki oleh para anggota kelompok
3. Norma mungkin berlaku bagi setiap anggota atau mungkin hanya berlaku bagi beberapa anggota kelompok saja

Gibson dan kawan-kawan mendefinisikan kelompok yang agak berbeda dengan yang dikemukakan McDavid. Kelompok, menurut Gibson adalah dua orang bawahan atau lebih yang saling memenagruhi dengan cara sedemikian rupa sehingga perilaku hasil karya seseorang dipengaruhi oleh perilaku hasil karya orang lain

Dua tipe kelompok, yaitu kelompok formal dan kelompok informal dibentuk karena beberapa alas an, alas an yang dimadsudkan Gibson sebagai berikut :

1. Pemuasan kepuasan

Untuk memperoleh kepuasan atas terpenuhinya kebutuhan dapat merupakan daya stimulus yang kuat untuk pembentukan kelompok

2. Kedekatan dan daya tarik

Kedekatan adalah jarak fisik antara bawahan yang melaksanakan pekerjaan

3. Tujuan kelompok

Apabila dipahami secara seksama tujuan kelompok dapat merupakan alasan mengapa mengapa individu tertarik pada kelompok

4. Alasan ekonomi

Seringkali individu membentuk kelompok karena berpendapat bahwa mereka dapat memperoleh keuntungan ekonomis yang lebih besar dari pada pekerjaan mereka

Keempat alasan diatas hanya dari beberapa alasan yang masih banyak lagi mengapa individu tergabung dalam kelompok

Brenrd Bass (1965: 197-198) mengemukakan suatu model dari perkembangan kelompok dengan suatu asumsi bahwa kelompok menempuh tahap perkembangan sebagai berikut :

1. Saling menerima

Pada tahap permulaan dari pembentukan kelompok, pada umumnya para anggota segan untuk saling berkomunikasi

1. Komunikasi dan pengambilan keputusan

Tahap kedua setelah kelompok saling menerima, para anggotanya mulai mengadakan komunikasi secara terbuka diantara yang satu dengan yang lainnya

1. Motivasi dan produktivitas

Pada tahap ini para anggota kelompok berusaha mencapai tujuan kelompok

1. Pengendalian dan organisasi

Pada tahap ini merupakan tingkat dimana afiliasi kelompok dinilai dan para anggotanya dikelola oleh norma kelompok

Untuk memahami perilaku kelompok pewrlu diketahui karakteristik umum sebagai berikut :

1. Struktur

Pada setiap kelompok berkembang beberapa tipe strukutur setelah melewati jangka waktu tertentu

2. Hierarki status

Status yang diberikan kepada posisi tertentu merupakan konsekuensi dari karakteristiuk tertentu, yang membedakan antara posisi yang satu dengan yang lainnya

3. Peran

Setiap posisi dalam stuktur kelompok memiliki peran yang saling berhubungan

4. Norma

Seperti pernah disinggung dimuka bahwa norma adalah standar yang diterima para anggota

5. Kepemimpinan

Peran kepemimpinan dalam kelompok merupakan karakteristik penting dalam kelompok

6. Kepemimpinan

Baik kelompok formal maupun informal tampaknya memiliki hubungan yang amat erat kesamaan sikap, perilaku, dan perbuatan

IV.4. STRUKTUR ORGANISASI

Stoner dan Wankell (1986:243) membatasi bahwa stuktur organisasi adalah susunan dan hubungan antar bagian komponen dan posisi dalam suatu perkumpulan. Struktur organisasi menspesifikasi pembagian aktivitas kerja dan menunjukan bagaimana fungsi atau aktivitas yang beraneka macam dihubungkan sampai batas tertentu, juga menunjukan tingkat spesialisasi aktivitas kerja.

Gibson dan kawan-kawan (1980) menekankan bahwa struktur bertalian dengan hubungan yang relative pasti yang terdapat diantara pekerjaan dalam organisasi. Hubungan yang pasti tersebut timbul dari proses keputusan sebagai berikut :

1. Pembagian kerja

Permasalahan yang berhubungan dengan pembagian kerja bertalian dengan sampai seberapa jauh pekerjaan dispealisasi

Berikut ini keuntungan yang diperoleh atas adanya spesialisasi pekerjaan :

1. Apabila suatu pekerjaan terdiri atas sedikit tugas, manajemen mudah memberikan pelatihan penggantiannya bagi bawahan yang diberhentikan, dimutasikan, atau mangkir
2. Apabila suatu pekerjaan hanya memerlukan tugas yang sedikit jumlahnya bawahan dapat menjadi ahli dalam melaksanakan tugas tersebut
3. Departementalisasi

Proses penentuan deretan dan kedalaman pekerjaan individual adalah bersifat analitis, yaitu jumlah tugas organisasi dipecah-pecah kedalam beberapa tugas yang lebih kecil berurutan

Praktik departementalisasi sering didasarkan atas kebutuhan sebagai berikut :

1. Departementalisasi fungsional

Pengelompokan pekerjaan dilakukan menurut fungsi organisasi

1. Departementalisasi territorial

Hal ini dilakukan dengan cara pembentukan kelompok atas dasar bidang geografis

1. Departementalisasi produk

Pada organisasi bisnis besar yang produknya beraneka ragam.

Terima Kasih Telah Membaca

Refrensi :
https://suarakampussidoarjo.wordpress.com/2016/09/21/mata-kuliah-pengantar-manajemen/